Pernahkah
Anda mengalami kesulitan mendapatkan file yang dibutuhkan segera karena staf
sedang tidak di tempat ? Sulit mendapatkan file izin usaha dan dokumen
sejenisnya? Mendapat data alamat customer tidak akurat dari bagian lain? Repot
dengan banyaknya file dokumen yang harus disimpan?
Jika
perusahaan tengah menjalankan sertifikasi semacam ISO , GMP dan sejenisnya,
banyak dokumen berbagai level seperti SOP dan
Instruksi Kerja, yang harus
dikelola dengan baik sehingga pada tahap awal, karyawan yang terlibat
kerap kali merasa mendapat beban baru yang merepotkan pekerjaan. Padahal sistem
tersebut dimaksudkan untuk memperlancar semua proses pekerjaan.
Masalah-masalah
tersebut kini mudah diatasi karena sudah ada aplikasi Sistem Informasi
Manajemen (SIMA) buatan GITA CONSULTANT. SIMA merupakan aplikasi sistem manajemen untuk pelaku usaha maupun
organisasi nirlaba. Aplikasi ini sangat memudahkan manajemen untuk mengakses
data dan dokumen dari manapun dengan menggunakan laptop maupun telepon seluler.
Beberapa
komponen yang disistematisasikan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
misalnya:
1.Data
alamat customer
2.Data
karyawan
3.Peraturan-peraturan perusahaan
4.SOP
(Standard Operating Procedure)
5.Alur
kerja,
6.Instruksi
kerja,
7.Formulir
kerja
8.dan
lain-lain
Dengan
menyimpan dokumen dalam satu server maka karyawan sesuai tingkat kewenangannya
dapat mengakses dokumen yang diperlukan secara online secara cepat dengan
menggunakan password yang ditentukan. Selain itu formulir kerja bisa dibuat
secara online dan bisa diisi melalui telepon seluler berbasis android.
Dengan
sistem ini, organisasi/perusahaan akan lebih mudah untuk menuju sistem standar
manajemen .Jika perusahaan sudah menerapkan standar manajemen, aplikasi ini
akan membantu implementasi sistem sehingga sistem dapat berjalan lebih lancar
dan tidak menambah beban kerja karyawan.
Hal
ini karena segala catatan dan aturan sudah dikemas atau dikelola secara
sistematis sebagaimana disyaratkan sistem manajemen. Adapun dokumen hardcopy cukup disimpan
sebagai kontrol dan arsip.
Dengan
menggunakan aplikasi SIMA maka perusahaan /organisasi mendapat banyak manfaat antara lain:
1.Dokumen/data
organisasi/perusahaan terintegrasi dan tersimpan rapi, aman dan mudah diakses
oleh yang berwenang.
2.Data
bisa diupdate setiap saat, misalkan data anggota organisasi, data
klien/customer, data karyawan, data klien baru, data perubahan alamat
klien/customer dan sebagainya.
3.Mudah
mencari file perusahaan semudah menggunakan google search
4.Kordinasi
antar bagian lebih mudah.
5.Jika
ada karyawan yang resign, data customer/klien, data anggota organisasi tidak
hilang atau sebagian hilang, karena sudah tersimpan di server.
6.Efisien
waktu karena proses mencari dan mengisi form lebih cepat secara online
7.Efisien
ruang, karena hardcopy tidak perlu banyak .
8.Efisiensi
biaya, dan juga ramah lingkungan karena penggunaan kertas juga ikut berkurang.
Gambaran
singkat aplikasi SIMA silakan lihat video di atas atau klik video pendek di
sini Info selengkapnya hubungi GITA
Consultant 0816 482 7590 (Bambang), email : consultant.gita@gmail.com.
